Avez-vous des trucs ou des astuces qui vous aident dans votre travail quotidien ?
Lorsque j'ai créé ma petite entreprise, mon flux de travail quotidien était très différent de ce qu'il est aujourd'hui. Il existait très peu d'applications qui non seulement facilitaient la gestion de mon entreprise, mais qui m'aidaient aussi à faire beaucoup plus de choses tout au long de la journée. Aujourd'hui, j'ai des tonnes de programmes, de processus automatisés et d'autres outils qui m'aident à être très productive du matin au soir.
Si vous vous êtes déjà demandé comment je peux être aussi productive en tant qu'assistante virtuelle et agent de voyage, vous allez bientôt découvrir les outils que j'utilise dans mon travail quotidien. J'espère que certains d'entre eux vous seront également utiles !
Il y a une raison pour laquelle le couteau de l'armée suisse est si utile. C'est parce qu'ils ont tous les outils que vous pourriez vouloir, juste là dans un emballage de poche.
Je considère Zoho One comme le couteau suisse des outils professionnels. Il s'agit d'une suite complète de plus de 40 applications liées à l'entreprise, qui offre tout, d'une suite bureautique complète aux outils de gestion des médias sociaux, en passant par les diaporamas, la facturation et la signature de contrats. Quels que soient les besoins de votre entreprise, vous trouverez probablement dans Zoho One un outil qui y répond.
Personnellement, j'utilise Zoho One pour tout conserver en un seul endroit. Par exemple, c'est là que je stocke mes notes et mes e-mails importants destinés aux clients. Sans Zoho One, il serait difficile, voire impossible, de tout garder en ordre. C'est un outil incroyablement utile pour mon entreprise, et j'ai parfois l'impression que je n'ai même pas effleuré la surface de ce qu'il pourrait faire.
La gestion de la relation client (CRM) est une autre de mes fonctions préférées. Si votre petite entreprise est active dans la vente, je suis sûr que vous connaissez l'importance de la gestion de la relation client. Une gestion efficace de la relation client est l'épine dorsale de toute activité liée à la vente, mais la plupart des programmes de gestion de la relation client reposent sur la saisie de quantités massives de données. Et la saisie de données demande du temps et des efforts que je n'ai tout simplement pas en tant que propriétaire de petite entreprise.
Zoho One s'occupe de tout cela pour moi, me laissant me concentrer sur les parties essentielles de la gestion de mon entreprise. Les estimations montrent que l'utilisation d'un CRM réduit la quantité de saisie de données de 70%. C'est un gain de temps incroyable ! Sans cela, j'aurais beaucoup plus de mal à trouver le temps de tout faire dans la journée !
Je suis un grand partisan des listes de choses à faire. Je l'ai toujours été et je le serai toujours. Malheureusement, mon entreprise a dépassé la liste classique des choses à faire.
Je me souviens qu'il y a quelques années, je pouvais écrire toute ma liste de tâches quotidiennes sur une seule feuille de papier. Si j'essayais de faire cela aujourd'hui, j'aurais besoin d'un classeur entier rempli de papier pour garder la trace. Il y a tout simplement trop de clients, de projets et de tâches pour que je puisse m'y retrouver avec un simple papier et un stylo.
C'est pourquoi j'utilise Teamwork comme outil de gestion de projet. Grâce à lui, je peux créer une "carte" détaillée de l'ensemble de mon entreprise telle qu'elle se présente actuellement. Si vous me contactiez pour que nous puissions travailler ensemble, la première chose que je ferais serait de créer un projet client pour vous dans Teamwork. Ensuite, toutes les tâches, qu'il s'agisse d'une bulletin hebdomadaire, les posts de médias sociauxou conception d'un nouveau logoLes tâches dont vous avez besoin sont créées dans Teamwork. Dans ces tâches, je peux rédiger des notes détaillées, joindre des documents et laisser des commentaires aux collaborateurs. Je peux même connecter Teamwork à Harvest pour suivre à la minute près le temps que je passe sur chaque tâche !
Et ce n'est qu'un aperçu de l'importance du travail en équipe pour mon entreprise. Le chat du travail en équipe me permet de rester en contact avec les membres de mon équipe instantanément, en veillant à ce que chacun dispose des informations dont il a besoin pour faire avancer les choses. Sans le travail en équipe, ce serait un cauchemar de coordonner quoi que ce soit !
Je suis 100% certain que les emails prennent une part importante de votre vie. Comment puis-je le savoir ? Parce qu'il occupe une MASSIVE partie de la mienne !
Envoyer et répondre à des courriels est un "mal" nécessaire pour gérer une petite entreprise de nos jours. C'est tout simplement le moyen le plus rapide et le plus facile de communiquer avec les clients. Mais lorsque vous commencez à prendre en compte le marketing par e-mail dans l'équation du temps, la gestion des e-mails commence à ressembler à un travail à plein temps, et ce n'est PAS un travail que j'ai le temps de faire.
C'est pourquoi j'utilise MailChimp. Ce service me permet d'automatiser l'ensemble de mon marketing par email. Pour ma lettre d'information hebdomadaire (êtes-vous abonné ?), il me suffit de tout écrire (lettre d'introduction, blog, etc.) et de le mettre dans MailChimp pour qu'il soit envoyé automatiquement aux moments où l'engagement est le plus élevé. J'ai configuré tous mes documents d'accueil des clients et ils se déclenchent automatiquement lorsque quelqu'un devient un nouveau client, je n'ai rien à faire ! Je n'ai pas à m'en préoccuper, l'e-mail est envoyé sans que je doive faire quoi que ce soit. C'est un gain de temps incroyable.
Si je devais admettre une faiblesse, je dirais que c'est que je vis grâce à Google Agenda.
Sans Google Agenda, je pense honnêtement que ma vie s'écroulerait. Sérieusement, en début de semaine, j'ai utilisé Google Agenda pendant quelques heures et j'ai senti mon estomac se nouer ! J'y place TOUT ce qui est important pour mon entreprise : les réunions avec les clients, les appels téléphoniques, les dates importantes et bien d'autres choses encore. Heureusement, les agendas Google peuvent être partagés, ce qui m'aide à rester sur la même longueur d'onde que les membres de mon équipe. Si l'un d'entre eux prévoit de partir en vacances, a un rendez-vous chez le médecin ou a besoin d'un jour de congé, l'information figure dans mon agenda Google. Dans mon entreprise, gestion de calendriers est la clé !
Croyez-le ou non, j'ai même programmé mon entraînement, ma douche, ma sortie du travail et mon coucher. Vous allez peut-être rire, mais vous seriez surpris de voir à quel point un petit rappel de Google Assistant pour aller au lit peut être utile lorsque vous êtes en train de brûler l'huile de minuit !
Bien sûr, ce ne sont là que quelques-uns des outils que j'utilise. Il existe de nombreux autres programmes, astuces et outils de productivité fantastiques dont les propriétaires de petites entreprises comme vous font un usage fabuleux chaque jour. Vous voulez en savoir plus sur ce que je peux vous offrir ? Réservez une consultation gratuite dès aujourd'hui ! J'aimerais avoir de vos nouvelles.
#virtualassistant #smallbiz #entrepreneurs #smallbusiness#coach d'entreprise #administrativeassistant(e) #businessowner#easyassistantco #setitup #ravelplanning #médias sociauxmarketing#airbnbcohost #raduction français-anglais #administrationtasts#alotmore
2 Réponses
Merci pour ce post, je suis un grand fan de ce site voudrais aller sur mis à jour. Dell Neill Hibbs
C'est vraiment intéressant, vous êtes un blogueur très compétent. J'ai rejoint votre flux et attend avec impatience de chercher plus de votre poste fantastique. En outre, j'ai partagé votre site Web dans mes réseaux sociaux ! Jewel Yank Eras